Work Smart Strategy: สูตรลับที่ทำให้คุณ Productive ขึ้นสองเท่า

ในยุคที่ฝ่าย HR ต้องเผชิญกับงานหลายด้าน ทั้งการสรรหาคนเก่ง การดูแลพนักงาน และการพัฒนาศักยภาพบุคลากร ความท้าทายใหญ่คือ “เวลามักไม่เคยพอ” การสร้าง Productivity จึงไม่ใช่เรื่องของการทำงานหนักเพียงอย่างเดียว แต่คือการทำงานอย่างชาญฉลาด เพื่อให้งาน HR ที่ซับซ้อนและหลากหลายได้ผลลัพธ์มากกว่าการใช้เวลาเยอะ ๆ เท่านั้น การรู้จัก จัดลำดับงาน อย่างมีระบบ และการใช้ เครื่องมือดิจิทัล มาช่วยสนับสนุน คือกุญแจสำคัญที่จะทำให้ทีม HR เพิ่ม Productivity ได้จริง พร้อมทั้งสร้างผลลัพธ์ที่มีคุณค่าให้องค์กรในระยะยาว

เข้าใจแนวคิด Work Smarter, Not Harder

หลายคนคิดว่าการทำงานหนักคือคำตอบ แต่ความจริงคือ การทำงานแบบ Productivity คือการรู้ว่าอะไรสำคัญจริง ๆ และมุ่งทำสิ่งนั้นก่อน การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและการ จัดลำดับงาน อย่างเป็นระบบช่วยให้คุณโฟกัสกับงานที่สร้างผลลัพธ์สูงสุด
ตัวอย่าง:
สมมติว่าคุณมีรายงานต้องส่งและต้องตอบอีเมลด่วน การจัดลำดับงานแบบ Productivity คือเริ่มจากงานที่มีผลกระทบสูงสุด เช่น รายงานที่มี Deadline ใกล้ก่อน แล้วค่อยตอบอีเมล

การทำงานแบบนี้ไม่ได้หมายความว่าคุณทำงานน้อยลง แต่คุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และสามารถใช้เวลาไปกับการพัฒนาตัวเองหรือชีวิตส่วนตัวได้อย่างสมดุล

การทำงานแบบ Productivity ยังเกี่ยวข้องกับการตระหนักรู้ในวิธีคิดของตัวเอง คุณต้องรู้ว่าเวลาและพลังงานของคุณมีจำกัด การทำงานอย่างชาญฉลาดหมายถึงการเลือกสิ่งที่ควรทำก่อนและตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป ซึ่งไม่เพียงเพิ่มผลลัพธ์ในงาน แต่ยังช่วยลดความเครียดและความเหนื่อยล้า ทำให้ชีวิตการทำงานและส่วนตัวมีสมดุลมากขึ้น

นอกจากนี้ การ Work Smarter ยังรวมถึงการปรับตัวต่อความเปลี่ยนแปลง ในโลกการทำงานที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การมุ่งเน้นแต่การทำงานหนักไม่เพียงพอ คุณต้องพร้อมเรียนรู้วิธีใช้เครื่องมือใหม่ ปรับกระบวนการทำงาน และหาวิธีแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์ เพื่อให้ Productivity ของคุณไม่ตกหล่น

เทคนิคเพิ่ม Productivity ที่ใช้ได้จริง

1. กำหนดลำดับความสำคัญของงาน (Prioritization)
การ จัดลำดับงาน เป็นหัวใจของ Productivity คุณควรแยกงานเป็น 3 กลุ่ม: งานสำคัญและเร่งด่วน งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน และงานที่ไม่สำคัญ การโฟกัสกับงานที่สำคัญและเร่งด่วนจะช่วยให้คุณเห็นผลลัพธ์ชัดเจนภายในเวลาสั้น
ตัวอย่าง

• ใช้ Eisenhower Matrix แบ่งงานประจำวัน เช่น งานวิเคราะห์ตลาดเป็นงานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน ส่วนอีเมลจากลูกค้าอาจเป็นงานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ การแยกประเภทแบบนี้ช่วยให้คุณใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพและเพิ่ม Productivity

การกำหนดลำดับความสำคัญยังช่วยสร้างนิสัยทำงานแบบมีระบบ คนที่โฟกัสแต่ละงานโดยไม่จัดลำดับมักเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่สำคัญ การใช้เวลาเพียงเล็กน้อยในการวิเคราะห์งานแต่ละชิ้นสามารถเพิ่ม Productivity ได้หลายเท่า

2. แบ่งงานใหญ่เป็นชิ้นเล็ก
งานที่ใหญ่และซับซ้อนมักทำให้เรารู้สึกท้อ การแบ่งงานออกเป็นขั้นตอนเล็ก ๆ ช่วยเพิ่ม Productivity เพราะคุณสามารถโฟกัสแต่ละขั้นตอนได้ และยังเห็นความก้าวหน้าอย่างชัดเจน
ตัวอย่าง

• ถ้าต้องทำแผนธุรกิจ 20 หน้า แทนที่จะเขียนหมดในวันเดียว ลองแบ่งเป็นส่วน Executive Summary, การวิเคราะห์ตลาด, แผนการเงิน แล้วตั้งเป้าสำหรับแต่ละวัน

การแบ่งงานยังช่วยให้คุณสามารถจัดการเวลาได้ดีกว่า การทำงานทีละส่วนทำให้คุณเห็นความคืบหน้าและปรับกลยุทธ์ได้ทันที เพิ่ม Productivity และลดโอกาสเกิดความผิดพลาด

3. ใช้เครื่องมือดิจิทัลช่วยจัดการงาน
ในยุคดิจิทัล การใช้ เครื่องมือดิจิทัล เป็นวิธีเพิ่ม Productivity ที่ได้ผลจริง เช่น แอปจัดการงานอย่าง Trello, Notion หรือ Asana ช่วยให้คุณ จัดลำดับงาน และติดตามความคืบหน้าได้ง่ายขึ้น
ตัวอย่าง

• นักศึกษาหรือฟรีแลนซ์สามารถใช้ Notion ทำ Tracker งานและเป้าหมายรายสัปดาห์ เพิ่ม Productivity ของตัวเอง
• ทีม Marketing ใช้ Trello แบ่ง Task ตาม Campaign และมอบหมายคนทำงานแต่ละชิ้น ทำให้ทุกคนรู้ว่าควรโฟกัสอะไร ลดเวลาเช็กงานซ้ำซ้อน

การใช้เครื่องมือดิจิทัลอย่างมีประสิทธิภาพไม่ใช่เพียงแค่บันทึกงาน แต่ยังรวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลจากเครื่องมือเหล่านี้เพื่อนำไปปรับปรุงกระบวนการทำงาน เช่น การติดตามเวลาที่ใช้ในแต่ละงาน หรือการประเมินผลลัพธ์จากแต่ละ Task ทำให้คุณสามารถปรับแผนและเพิ่ม Productivity ในระยะยาว

4. ตั้งเวลาทำงานแบบ Focused Session
เทคนิค Pomodoro หรือ Time Blocking เป็นวิธีเพิ่ม Productivity ที่นิยม คุณสามารถกำหนดเวลา 25-50 นาทีสำหรับทำงานแต่ละชิ้นโดยไม่มีสิ่งรบกวน และมีเวลาพักสั้น ๆ หลังจากเสร็จแต่ละ Session เพื่อรีชาร์จสมอง
ตัวอย่าง

• นักออกแบบกราฟิกใช้ Pomodoro ทำงานออกแบบ 25 นาที โฟกัสงานหนึ่งชิ้น พัก 5 นาที จากนั้นทำงานต่ออีก 25 นาที ทำให้ผลงานเสร็จเร็วขึ้นโดยไม่รู้สึกหมดแรง

การทำ Focused Session ยังช่วยสร้างวินัยการทำงาน การแบ่งเวลาชัดเจนช่วยให้คุณโฟกัสกับงานในแต่ละช่วงเวลา และลดการทำหลายอย่างพร้อมกัน (Multitasking) ซึ่งมักทำให้ Productivity ลดลง

5. ลดสิ่งรบกวนและโฟกัสกับสิ่งสำคัญ
การโฟกัสช่วยเพิ่ม Productivity อย่างมาก ปิด Notification ที่ไม่จำเป็น จัดระเบียบโต๊ะทำงาน และใช้ เครื่องมือดิจิทัล เพื่อจัดการอีเมลหรือข้อความ จะช่วยให้คุณทำงานสำเร็จได้เร็วขึ้น
ตัวอย่าง 

• การตั้งค่า Inbox Zero ใน Gmail และตั้ง Filter สำหรับอีเมลสำคัญ ช่วยให้คุณไม่เสียเวลาอ่านอีเมลที่ไม่สำคัญ เพิ่ม Productivity ในการทำงานแต่ละวัน

นอกจากนี้ การสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการโฟกัส เช่น การจัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ การเลือกใช้แสงสว่างที่เหมาะสม หรือการใช้เพลงบรรเลงช่วยให้สมองทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ ก็เป็นอีกเทคนิคหนึ่งที่ช่วยเพิ่ม Productivity ได้อย่างมาก

จัดลำดับงานอย่างชาญฉลาด

การ จัดลำดับงาน ไม่ใช่แค่การเขียน To-Do List แต่เป็นการวิเคราะห์ความสำคัญและผลกระทบของงานแต่ละชิ้น ลองใช้หลัก Eisenhower Matrix เพื่อแยกงานเป็น 4 กลุ่ม:

• สำคัญและเร่งด่วน
• สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
• เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
• ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

ตัวอย่าง: การทำ Weekly Review ทุกวันศุกร์ ทำให้คุณเห็นภาพรวมงานทั้งหมดของสัปดาห์หน้า ช่วยจัดลำดับงานใหม่ ลดความกังวล และเพิ่ม Productivity

การจัดลำดับงานอย่างชาญฉลาดยังช่วยให้คุณบริหารพลังงานได้ดี คุณสามารถโฟกัสกับงานที่ต้องใช้สมาธิสูงในช่วงเวลาที่สมองสดชื่น และเลื่อนงานที่ใช้พลังงานน้อยไปทำในช่วงอื่น ๆ ทำให้ Productivity เพิ่มขึ้นและลดความเหนื่อยล้า

เครื่องมือดิจิทัลเพิ่ม Productivity ที่คุณควรใช้

การใช้ เครื่องมือดิจิทัล ช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นและ Productivity สูงขึ้น

• Trello / Asana – สำหรับจัดการโปรเจกต์และ จัดลำดับงาน
• Notion – จดบันทึกและวางแผนงานทุกประเภท
• Slack / Microsoft Teams – การสื่อสารภายในทีมอย่างรวดเร็ว
• Google Calendar / Calendar App – วางแผนงานและกำหนดเวลา Focus Session

ตัวอย่าง: ทีม HR ใช้ Slack แบ่งช่องตามโปรเจกต์และประกาศงานสำคัญ เพิ่ม Productivity ของทีมและลดเวลาการสื่อสารเกินจำเป็น

การเลือกใช้เครื่องมือดิจิทัลให้เหมาะกับงานและบุคลากร เป็นสิ่งสำคัญ การเลือกเครื่องมือผิดประเภทอาจทำให้เสียเวลาและลด Productivity ได้ ดังนั้นควรประเมินความต้องการของทีมและทดลองใช้เครื่องมือหลายตัวก่อนตัดสินใจ

สรุป

การทำงานแบบ Work Smarter, Not Harder คือการเน้นผลลัพธ์มากกว่าปริมาณเวลา ด้วยเทคนิค Productivity เช่น การจัดลำดับงาน การใช้เครื่องมือดิจิทัล การตั้งเวลา Focus Session และการลดสิ่งรบกวน คุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังมีเวลาสำหรับการพัฒนาตัวเองหรือชีวิตส่วนตัว

จำไว้ว่า Productivity ไม่ใช่เรื่องการทำงานหนัก แต่คือการทำงานอย่างชาญฉลาด รู้ว่าอะไรสำคัญจริง ๆ และใช้เครื่องมือและเทคนิคให้เป็น เพื่อให้คุณได้ผลลัพธ์มากที่สุดในเวลาที่น้อยที่สุด

เมื่อคุณเริ่มใช้เทคนิคเหล่านี้ทุกวัน Productivity ของคุณจะเพิ่มขึ้นอย่างเห็นผล พร้อมทั้งสร้างสมดุลชีวิตและงานอย่างแท้จริง

การทำงานแบบ Productivity ไม่ใช่เพียงแค่เรื่องของเวลา แต่ยังเกี่ยวข้องกับทักษะการคิด การวางแผน และการเลือกทำงานที่สร้างคุณค่าอย่างแท้จริง การฝึกฝนการ Work Smarter ทุกวันจะทำให้คุณมีความยืดหยุ่น ปรับตัวได้เร็ว และพร้อมรับมือกับความท้าทายใหม่ ๆ ในโลกการทำงานยุคดิจิทัล