หากคุณเป็นคนหนึ่งที่ต้องการจะเลื่อนตำแหน่งไปเป็นผู้บริหารหรือหัวหน้างาน สิ่งหนึ่งที่จะต้องมีก็คือทักษะการบริหารซึ่งสามารถฝึกได้ แม้ว่าคุณจะยังไม่ได้เป็นผู้บริหารก็ตาม การบริหาร (Management) เป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญในการขับเคลื่อนองค์กร เพราะบทบาทและหน้าที่ของผู้บริหาร มีส่วนสำคัญต่อการทำงานของทุกคนในองค์กร และเป็นผู้วางแผนกลยุทธ์ต่างๆ โดยจะต้องเป็นผู้ที่เข้าใจทั้งเรื่องการบริหารองค์กรธุรกิจ การเงินพื้นฐาน การสื่อสาร เทคโนโลยีใหม่ๆ รวมไปถึงกฎเกณฑ์ทั้งที่เกี่ยวกับการทำงานและการค้า เพื่อนำความรู้ต่างๆ เหล่านี้มาบูรณาการเป็นทิศทางการทำงานของพนักงานหลายๆ แผนกให้สามารถทำงานร่วมกันได้ มาดูกันว่าหากต้องการเป็นผู้บริหารคุณจะต้องพัฒนาอะไรบ้าง

การบริหารกับการเป็นผู้นำ

เมื่อพูดถึงทักษะการบริหารมักจะมาพร้อมกับการพูดถึงทักษะความเป็นผู้นำไปด้วย เพราะทั้ง 2 ทักษะนี้มีส่วนที่คล้ายคลึงกันอยู่ นั้นคือจะต้องมีทักษะการแก้ปัญหา การตัดสินใจที่เฉียบขาด การวางแผน การบริหารเวลาและการสื่อสารที่ชัดเจน ผู้บริหารที่ดีมักจะเป็นผู้นำที่ดีด้วย แต่ทั้ง 2 ทักษะนี้ก็เป็นอะไรที่แยกขาดจากกันอยู่ดี

หากจะพูดถึงความแตกต่างระหว่างการบริหารและการเป็นผู้นำแล้ว การบริหารเป็นเรื่องของการทำงานในบริษัทหรือองค์กร ซึ่งจะต้องทำหน้าควบคุมประสิทธิภาพการทำงาน หน้าที่สำคัญของผู้บริหารก็คือต้องทำให้มั่นใจว่าแผนกต่างๆ ก็สามารถทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี และบริษัทกำลังเดินหน้าไปตามแผนที่วางเอาไว้

ในขณะที่การเป็นผู้นำเป็นเรื่องการทำงานร่วมกับคนอื่น การกระจายงานและสร้างแรงจูงใจในการทำงานให้แก่ผู้อื่น

ทักษะการวางแผนให้งานเป็นภาพที่ชัดเจน

ผู้บริหารนั้นมีได้หลายระดับ ซึ่งในระดับที่ไม่สูงมากอาจจะไม่ได้เกี่ยวข้องกับการวางแผนกลยุทธ์ขององค์กรโดยตรง แต่ก็จำเป็นต้องมีทักษะการวางแผน เพราะจะต้องเป็นผู้ที่กำหนดวัตถุประสงค์ของการทำงานและวางแผนวิธีทำงานที่จะทำให้งานนั้นสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี

การจะวางแผนงานให้ออกมาดีได้จะต้องเข้าใจว่าตอนนี้มีทรัพยากรใดที่สามารถใช้ได้บ้างไม่ว่าจะเป็นคน สิ่งของเวลาที่จะต้องทำงานให้บรรลุ เพื่อจะได้วางแผนได้ว่าจะกระจายการทำงานเป็นกี่ส่วนและให้ใครรับผิดชอบในส่วนใดบ้าง

ทักษะการจัดระบบให้งานไหลลื่นตามแผน

การจัดระบบนั้นเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนแต่เป็นภาพที่ใหญ่ขึ้นมา ในขณะที่แผนการอาจจะเป็นระดับกลุ่มเล็กๆ แต่ระบบเป็นโครงสร้างการทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนงานเสร็จ การจัดการให้เป็นระบบจึงหมายถึงสร้างโครงสร้างหรือการสนับสนุนแผนการให้สำเร็จ ซึ่งจะต้องวางแผนว่าการทำงานจะออกมาเป็นรูปแบบใด เมื่อเสร็จแล้วจะต้องส่งงานต่อให้ใคร และจะต้องตรวจให้เสร็จภายในวันที่เท่าไหร่ จากนั้นจะวัดผลออกมาอย่างไรเมื่อจะได้นำผลไปปรับปรุงต่อไป

การประสานงานให้ทุกฝ่ายเป็นหนึ่งเดียวกัน

ผู้บริหารจะต้องรู้ว่าตอนนี้กำลังเกิดอะไรขึ้น รวมไปถึงน่าจะเกิดอะไรขึ้น และคาดการณ์ได้ว่าหากสิ่งเหล่านั้นเกิดขึ้นแล้วจะต้องจัดการอย่างไรรวมถึงใครจะเป็นผู้จัดการให้ ถ้าหากมีคนในทีมที่ไม่เข้าใจภาพรวม ไม่เข้าใจจะต้องทำงานออกมาในรูปแบบใด หรือต้องการความช่วยเหลืออื่นๆ ผู้บริหารจะต้องรู้และแก้ไขสถานการณ์ให้เร็วที่สุด การประสานงานจึงเป็นการทำให้ระบบและแผนงานเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน

ควบคุมดูแลให้ทุกขั้นตอนไม่มีปัญหา

การควบคุมดูแลก็คือการติดตามว่างานต่างๆ นั้นเป็นไปตามที่วางแผนไว้หรือไม่ และหากมีสิ่งใดที่ไม่ถูกต้องตามที่วางแผนเอาไว้ ก็ต้องได้รับการแก้ไข ซึ่งรวมการทำงานตั้งแต่การทบทวนแผนธุรกิจว่างานที่ทำออกมาจะถูกต้องตามนี้หรือไม่ ตรวจสอบความถูกต้องและตรวจดูว่างานที่ออกมาได้มาตรฐานตามที่วางแผนไว้หรือไม่ และต้องควบคุมไม่ให้เงินที่ต้องใช้เกินกว่างบประมาณที่วางเอาไว้ด้วย