คุณกำลังจะไปประชุมที่สำคัญมากๆ คุณกำลังจะต้องรายงานยอดของไตรมาศนี้ คุณกำลังจะต้องโน้มน้าวใจลูกค้ารายใหญ่ หรือไปคุยกับหัวหน้าใหญ่สุดในบริษัท คุณก็เลยเริ่มเตรียมตัวด้วยการอ่านเทคนิคการพูดในที่สาธารณะ แต่ทันใดนั้น คุณก็นึกขึ้นได้ว่ามันไม่มีเวที ไม่ได้มีไมโครโฟน ไม่มีโลโก้ TED แต่มีแค่คุณ ในห้องประชุมเล็กๆ ที่ไม่มีหน้าต่าง กับกลิ่นแอปเปิ้ลเก่าๆ ที่ยังอยู่ในถังขยะ คำแนะนำเกี่ยวกับการพูดในที่สาธารณะส่วนใหญ่มักจะให้ความสนใจกับการพูดแบบเป็นทางการให้คนกลุ่มใหญ่ๆ ฟัง ในขณะที่การพูดในที่ทำงาน คุณอาจจะแค่ต้องรายงานความคืบหน้าของโปรเจค อัพเดทจำนวนงบประมาณ แผนการตลาด วิเคราะห์การเงิน สรุปยอดการขาย หรืออัพเดทข้อมูลต่างๆ ให้กับนายของนายคุณ

การพรีเซนต์งานนั้นถูกออกแบบมาเพื่อให้ข้อมูลและโน้มน้าวคนฟังให้คล้อยตาม มากกว่าจะให้ความสนุกสนานหรือให้แรงบันดาลใจ มันมักจะเป็นการพูดกับคนกลุ่มเล็กๆ ในสภาพแวดล้อมที่คุ้นเคย และนั่งอยู่กับที่ มันมักจะเป็นการพูดที่โฟกัสกับข้อมูลต่างๆ ที่มีข้อเท็จจริงและหลักฐาน มากกว่าจะเป็นเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ที่ฟังดูน่าสนใจ และอย่างสุดท้าย มันมักจะเป็นการพูดที่ชัดเจนและเป็นเหตุเป็นผล ไม่เหมือนกับการพูดหรือการแสดงอะไรบนเวที ทั้งหมดนี่มันหมายความว่าอย่างไรน่ะเหรอ? เทคนิคในการพูดในที่สาธารณะแบบเก่าๆ นั้นจะทำให้คุณไปไม่ถึงเป้าหมายที่แท้จริงน่ะสิ มันไม่ได้หมายความว่าคุณควรจะทิ้ง PowerPoint หรือการสบตาคนฟังไปเลยนะ แต่คุณควรจะให้ในสิ่งที่ผู้ฟังกลุ่มเล็กๆ ของคุณต้องการต่างหาก และนี่ก็คือเคล็ดลับว่าจะทำมันได้อย่างไรค่ะ

1. อย่าเริ่มต้นด้วยมุกตลก

“เฮ้ คุณรู้ไหมว่า ปลาอะไรบินได้”

การเริ่มต้นประชุม พรีเซนต์งาน หรือการพูดคุยกับลูกค้าด้วยมุกตลกมันดูไม่เป็นมืออาชีพเลยค่ะ ดังนั้น แทนที่จะเสียเวลานั่งเขียนมุก ใช้เวลาไปกับการหาคำตอบให้กับสิ่งที่คนอื่นๆ อยากได้ยินจะดีกว่า และเขียนคำตอบนั้นออกมาในสไลด์ ถ้ามันเป็นเรื่องสำคัญ คุณก็ต้องทำให้มันดี ดังนั้น ลืมการด้นสดไปได้เลยค่ะ เขียนสคริปท์ให้สำหรับแต่ละสไลด์ มันไม่ควรจะเป็นสคริปทืแบบคำต่อคำ แต่เป็นการแปลความและอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติม และสุดท้าย วางแผนไว้ล่วงหน้าว่าคุณต้องการให้ผู้ฟังทำอะไรเมื่อบการประชุม (หลังจากที่คุณตอบข้อสงสัยของพวกเขาแล้ว)

 2.  อย่าทำสไลด์ที่ง่ายเกินไป

อันนี้ก็ยังเป็นประเด็นที่ถกเถียงกันอยู่ คุณมักจะได้ยินว่าให้ทำสไลด์แบบง่ายๆ ยิ่งง่ายยิ่งดี

อย่างไรก็ตาม หัวหน้าและลูกค้าของคุณไม่ได้ชอบอะไรง่ายๆ พวกเขาชอบความชัดเจน ดังนั้น สไลด์ของคุณควรจะชัดเจน และส่วนใหญ่นั่นก็หมายถึง มันควรจะมีอะไรมากกว่า ประโยคๆ หนึ่ง กับรูปๆ หนึ่ง คุณอาจจะใส่กราฟ หรือข้อมูลเพิ่มเติมอื่นๆ ด้วยก็ได้ อย่าลืมว่า คุณอาจจะโดนขอให้ส่งสไลด์ไปให้คนอื่นๆ ในการประชุมด้วยก็ได้ ดังนั้น ใส่ข้อมูลให้ครบถ้วนเถอะค่ะ อย่าลืมว่า สไลด์ควรจะมี ใจความสำคัญใน headline และข้อความหรือหลังฐานอื่นๆ ที่มาสนับสนุน ทำสไลด์ให้ออกแนวminimalist เพื่อให้ผู้ฟังได้สนใจกับคำตอบหรือสิ่งที่คุณพรีเซนต์ ไม่ใช่ว่าโต๊ะคุณจัดไว้เรียบร้อยแค่ไหน ใส่ข้อมูลตัวเลขและหลักฐานอื่นๆ ไว้ในกราฟหรือตารางง่ายๆ และใส่ข้อความแบบพอประมาณให้พออ่านเข้าใจได้ล่วงหน้าว่าคุณกำลังจะพรีเซนต์เกี่ยวกับอะไร

3.  อย่าหมกมุ่นกับวิธีการพูดของตัวเองมากเกินไป

“โปรเจคเสียงออกมาจากท้อง” “สบตาผู้ฟัง” “ยิ้ม!” “นิ่งสัก 5 วินาทีให้คนฟังได้ซึมซับ” “พูดให้ช้ากว่าปกติ” “แบ่งปันเรื่องราวที่เต็มไปด้วยอารมณ์” “ระวังภาษากายไว้ให้ดี” “กระแอมเบาๆพอ" มันไม่ใช่คำแนะนำที่แย่นะ แต่มันแค่ผิดจุดไปหน่อย ก่อนที่จะไปลงเรียนคอร์สการใช้เสียง เพื่อปรับวิธีในการพูด ลอง 4 ขั้นตอนง่ายๆ ตรงนี้ก่อน 

• ผู้ฟังของคุณคือใคร - ดูโปรไฟล์ของพวกเขา เข้าใจว่าใครเป็นคนที่มีอำนาจในการตัดสินใจ การตัดสินใจนั้นทำอย่างไร พวกเขาชอบให้พูดด้วยแบบไหน และพวกเขารับข้อมูลจากทางใดบ้าง
• ทำไมคุณถึงต้องไปพูดอะไรกับพวกเขา - หาว่าพวกเขาอยากรู้อะไรบ้าง ก่อนที่คุณจะสร้างคำตอบที่ถูกใจขึ้นมา ซึ่งส่วนใหญ่นี่ก็เป็นหัวข้อในการพรีเซนต์แหละ วางหัวเรื่องเหมือนกับคำถามที่คุณกำลังจะตอบ ดังนั้น แทนที่จะเป็น “แผนการตลาด” ก็เป็น “เราจะเพิ่มยอดขาย 25% ภายในปีหน้าได้อย่างไร”
• คำตอบของคำถามที่พวกเขาอยากรู้คืออะไร - วิเคราะห์ คิด และทำอะไรก็ตามที่จำเป็นเพื่อหาคำตอบของคำถามนั้นมาให้ได้
• จะตอบคำถามนั้นอย่างไรให้ดีที่สุด - จะเรียงคำตอบออกมายังไงดีเหรอ ลองใช้คอนเซปแบบ Rule of Three และ Pyramid Principle เพื่อช่วยวางโครงร่างของคำตอบ และจัดการกับความคิดของคุณ

การพรีเซนต์งานใหญ่ มันก็เป็นเหมือนกับกุญแจสำคัญสำหรับทักษะการสื่อสารในเชิงธุรกิจ ฝึกฝนมันให้ดีแล้วอาชีพของคุณจะไปได้สวยอย่างแน่นอน