เคล็ด(ไม่)ลับ เปลี่ยนการประชุมธรรมดา ให้เวิร์กยิ่งกว่าที่เคย!

สวัสดีค่ะทุกคน! บทความนี้ WorkVenture ได้ร่วมมือกับ Norm thing ที่ปรึกษาธุรกิจเพื่อพูดคุยในหัวข้อที่หลายคนคุ้นเคยกันดี  “การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ” จะประชุมอย่างไรให้ไม่เสียเวลา และทุกคนมีส่วนร่วมได้จริง มาดูกันเลย!

คุณเคยเจอกับการประชุมที่มีรูปแบบซ้ำไปซ้ำมาหรือไม่? ลองตอบคำถามเหล่านี้ดูสิ แล้วคุณจะรู้ว่าการประชุมของคุณมีประสิทธิภาพจริงหรือเปล่า

• เสียเวลา: มีการพูดคุยมากมาย ผู้เข้าร่วมประชุมมาโดยไม่เตรียมตัว และประชุมยาวนานเกินความจำเป็น
• ขาดจุดโฟกัส: ไม่มีสมาธิกับหัวข้อที่ประชุม และมีการเปลี่ยนไปพูดถึงเรื่องอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้อง
• มีส่วนร่วมน้อย: ส่วนใหญ่ไม่แสดงความคิดเห็น นั่งเฉยๆ หรือเงียบ
• อีโก้สูงเกินไป: มีการขัดแย้งระหว่างผู้เข้าร่วมประชุม
• ไม่มีความคืบหน้า: ไม่มีการตัดสินใจที่เป็นรูปธรรมเกิดขึ้น

ฟังดูคุ้นเคยใช่ไหม? หลังจากการประชุมที่เป็นแบบนี้ คนมักรู้สึกไม่พอใจและเสียใจกับเวลาที่สูญเปล่า ส่งผลให้แรงจูงใจของทีมลดลง แต่โชคดีที่มีวิธีแก้ไข นั่นคือ “ทักษะการเป็นผู้นำในการประชุม” ซึ่งจะช่วยให้ทีมสามารถทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพ

ศิลปะของการเป็นผู้นำในการประชุมในที่ทำงาน

การเป็นผู้นำในการประชุมไม่ใช่แค่การจัดประชุมเท่านั้น แต่คือการช่วยให้คนสามารถก้าวไปข้างหน้า บรรลุเป้าหมาย ขจัดอุปสรรค และทำสิ่งที่ยอดเยี่ยมให้เกิดขึ้น

การนำทักษะการประชุมมาใช้ในองค์กร มีเทคนิคและเครื่องมือต่างๆ ที่ช่วยรวบรวมข้อมูล มีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมประชุม มองเห็นประเด็นที่ถูกพูดคุย จัดโครงสร้างข้อมูล และสรุปข้อสรุปอย่างสร้างสรรค์ ทำให้เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการป้องกันสถานการณ์ความขัดแย้ง เพิ่มแรงจูงใจและการมีส่วนร่วมของทีม เมื่อมีการตัดสินใจในสภาวะแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

ประโยชน์ของการเป็นผู้นำการประชุมในทีม

เมื่อผู้จัดการและสมาชิกในทีมมีทักษะการเป็นผู้นำในการประชุมและสามารถประยุกต์ใช้ในที่ทำงานได้ จะเห็นผลลัพธ์ที่ดีหลายประการ

• เพิ่มประสิทธิภาพของทีม: ผู้นำการประชุมที่มีทักษะจะช่วยให้ทีมสามารถทำงานได้มากขึ้นและบรรลุเป้าหมายร่วมกันในเวลาที่สั้นลง
• ยกระดับการทำงานร่วมกันของทีม: เมื่อสมาชิกในทีมรู้สึกว่าความคิดเห็นของพวกเขามีผลต่อการตัดสินใจของกลุ่ม พวกเขาจะรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งและมุ่งมั่นกับกลยุทธ์ที่ทีมสร้างขึ้น ทำให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• กระตุ้นการแก้ปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ: ผู้นำการประชุมที่ดีจะกระตุ้นให้สมาชิกทีมแสดงความคิดเห็นของตน แม้ความคิดเห็นนั้นอาจขัดแย้งกับคนอื่น เปิดโอกาสให้ทีมได้รับมุมมองใหม่ๆ และเตรียมพร้อมสำหรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

เครื่องมือที่ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพ กุญแจสู่การเป็นผู้นำการประชุมที่มีประสิทธิภาพมีดังนี้

• เป้าหมายของการประชุม: ควรกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนเพื่อให้การประชุมมีทิศทางและโฟกัส
• การกำหนดเวลา: ควบคุมเวลาในการพูดคุยหรือกิจกรรมเพื่อให้การประชุมกระชับ
• กฎระเบียบ: ควรกำหนดกฎที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย โดยใช้การมองเห็นช่วยในการแสดงกฎระเบียบเหล่านี้
• แผนปฏิบัติการ: คำถามว่าใครจะทำอะไร และเมื่อไหร่ ควรได้รับการตอบสนองอย่างชัดเจน
• วาระการประชุม: ควรจัดทำวาระล่วงหน้าหรือในช่วงเริ่มต้นการประชุมเพื่อให้การประชุมมีจุดมุ่งหมายและทิศทางที่ชัดเจน
• การใช้ภาพ: ในการประชุมออนไลน์ การใช้ภาพช่วยให้มีสมาธิกับสิ่งที่ถูกพูดคุย เพิ่มมุมมอง และช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น

การปลดปล่อยศักยภาพของทีม

เพื่อให้เข้าใจว่าเทคนิคใดควรใช้ในแต่ละช่วง และเพื่อพัฒนาทักษะในการเป็นผู้นำการประชุม ซึ่งเป็นเทคนิคในการประชุมที่ช่วยกระตุ้นศักยภาพของกลุ่มและองค์กรโดยส่งเสริมให้มีการเข้ามีส่วนร่วมและตัดสินใจร่วมกันอย่างทั่วถึง

สุดท้าย อย่าลืมกล้าที่จะลองใช้และฝึกฝนทักษะการเป็นผู้นำในการประชุมบ่อยๆ เพราะการฝึกฝนเท่านั้นที่จะช่วยให้คุณพัฒนาตัวเองและทำสิ่งที่ยิ่งใหญ่ได้!

ถ้าคุณสนใจจัดอีเว้นท์สำหรับองค์กรสามารถดูรายละเอียดได้ที่ https://www.normthing.com/